Was ist eine VoIP-Telefonanlage?
Mehr und mehr Unternehmen, so wie das Ihre, entscheiden Sich im Rahmen der All-IP-Umstellung für eine VoIP-Telefonanlage. Aber was ist das eigentlich?
Bei einer VoIP-Telefonanlage (IP-PBX) handelt es sich um ein vollständiges Telefonsystem, mit dem Gespräche über IP-basierte Datennetzwerke geführt werden. Der Transport von Sprachinformationen erfolgt in kleinen Datenpaketen. Die Technologie bietet nicht nur ausgereifte Kommunikationsfunktionen, sondern lässt sich auch problemlos skalieren, ohne an Zuverlässigkeit einzubüßen. IP-Telefonanlagen lassen sich per VoIP-Gateway an klassische Telefonleitungen anbinden, sodass der Umstieg auf die fortschrittliche Sprach- und Datentechnologie mit keinem hohen Aufwand verbunden ist. Die Einführung von VoIP in Unternehmen wirkt sich nicht auf die bestehende externe Kommunikationsinfrastruktur und bisherige Arbeitsabläufe aus. Bereits vorhandene Telefonnummern bleiben auch weiterhin bestehen. Interne Anrufe werden über das unternehmenseigene Netzwerk abgewickelt, und alle Teilnehmer nutzen dieselben externen Telefonleitungen.
Funktionsweise
Abbildung 1 – Integration einer IP-Telefonanlage mit dem Firmennetzwerk
Eine VoIP-Telefonanlage, oder auch IP-Telefonanlage genannt, besteht aus einem SIP-Server sowie einem oder mehreren SIP-Telefonen und einem optionalen VoIP-Gateway, über das klassische Telefonleitungen (PSTN-Leitungen) angebunden werden können. Der SIP-Server arbeitet ähnlich wie ein Proxy-Server. SIP-Clients, die aus Software-Telefonen (Softphones) oder Tischgeräten (Hardphones) bestehen können, melden sich zunächst am Server an. Soll ein Anruf erfolgen, wird eine Anfrage zum Verbindungsaufbau gestellt. Die Telefonanlage verwaltet Informationen zu allen angemeldeten Telefonen/Teilnehmern und deren SIP-Adressen, um interne Gespräche zu verbinden oder ausgehende Anrufe mit Hilfe eines VoIP-Gateways oder VoIP-Anbieters zu tätigen. Weitere Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen zu VoIP-Telefonanlagen stehen im 3CX-FAQ zu IP-Telefonanlage, SIP und VoIP bereit.
Vorteil 1: Einfachere Installation und Konfiguration im Vergleich zu klassischen Telefonsystemen
Eine Software-basierte TK-Anlage nutzt Funktionen und Leistungsfähigkeit der Server-Hardware samt Betriebssystem (Windows, MacOS oder Linux). Jeder mit Netzwerktechnik und Computern vertraute Anwender kann eine VoIP-Telefonanlage lokal installieren und warten. Bei herstellerspezifischer Telefonanlagen-Hardware hingegen müssen oftmals speziell geschulte Techniker beauftragt werden. Alternativ lassen sich VoIP-Lösungen heute auch komplett ohne Hardware als Cloud-Telefonanlage bei einem Hosting-Anbieter einrichten. In beiden Fällen erfolgt die Installation, Steuerung und Kontrolle problemlos über eine intuitive Benutzeroberfläche.
Vorteil 2: Leichtere Verwaltung dank Online-Konfigurationsoberfläche
Per Web-basierter Konfigurationsoberfläche lassen sich Wartungsaufgaben zeitsparend durch interne Mitarbeiter erledigen. Darüber hinaus ist die Anlage schnell an unternehmensspezifische Bedürfnisse angepasst. Herkömmliche, in sich geschlossene Telefonanlagen sind kompliziert zu programmieren – Änderungen können häufig nur von Experten des Herstellers durchgeführt werden.
Vorteil 3: Erhebliche Kosteneinsparungen durch VoIP-Provider
Bei einer IP-Telefonanlage können nationale und internationale Ferngespräche über einen VoIP-Anbieter geführt werden. Dank kostengünstiger Tarife lassen sich mit Voice-over-IP im Vergleich zur klassischen ISDN-Telefonanlage bedeutende Einsparungen bei den Telefongebühren erzielen. Zudem besteht die Möglichkeit, Systeme verschiedener Niederlassungen eines Unternehmens mühelos miteinander zu verbinden. Gespräche zwischen den Standorten sind dadurch kostenfrei.
Vorteil 4: Keine Verkabelung mehr
Tischtelefone werden direkt mit einem standardmäßigen Netzwerkanschluss verbunden, der sich gemeinsam mit einem PC nutzen lässt. Die Installation von Softphones erfolgt wiederum direkt auf dem PC. Eine aufwendige Verkabelung ist somit nicht länger notwendig. Nebenstellen können leichter hinzugefügt oder gewechselt werden. Nicht zuletzt brauchen in neuen Büros keine zusätzlichen Telefonanschlüsse installiert zu werden.
Vorteil 5: Herstellerunabhängigkeit
VoIP-Telefonie basiert auf dem offenen SIP-Standard. SIP-Telefone (Tischtelefone oder Softphones) können daher mit allen IP-Telefonanlagen, PSTN-Gateways oder VoIP-Providern, die diesen Standard unterstützen, eingesetzt und beliebig kombiniert werden. Bei klassischen Telefonsystemen hingegen lassen sich optimierte oder neue Funktionen oftmals nur durch den Neukauf herstellerspezifischer Hardware oder Erweiterungsmodule nutzen.
Vorteil 6: Hohe Skalierbarkeit
Traditionelle Telefonanlagen geraten mit wachsenden technischen Anforderungen schnell an ihre Grenzen. Sind zusätzliche Telefonleitungen oder Nebenstellen erforderlich, muss die Hardware nicht selten um teure Module erweitert werden. Mitunter führt sogar kein Weg an der kompletten Neuanschaffung eines Systems vorbei. Durch den Einsatz einer VoIP-Telefonanlage lässt sich dieses Problem vermeiden: Selbst mit einem standardmäßig ausgestatteten Anlagen-Server ist es möglich, eine große Anzahl an Telefonleitungen und Nebenstellen ohne großen Aufwand zu verwalten. Bei Bedarf werden neue Telefone einfach hinzugefügt.
Vorteil 7: Optimierter Kundenservice und höhere Produktivität
Eine VoIP-Telefonanlage ermöglicht ein breiteres Angebot an Kundenservices und steigert zusätzlich die Produktivität. Da das IP-Telefonsystem computergestützt läuft, können Unternehmensapplikationen und Telefoniefunktionen Hand in Hand arbeiten. Arbeitsabläufe lassen sich effizienter gestalten: Beispielsweise kann bei eingehenden Gesprächen automatisch das Kundenkonto des Anrufers aufgerufen werden. Benötigte Daten stehen schneller bereit, und allen Beteiligten wird wertvolle Wartezeit erspart. Zudem ist es möglich, ausgehende Anrufe direkt und schnell über Microsoft Outlook zu erledigen – Rufnummern werden einfach über das Adressbuch gewählt.
Vorteil 8: Doppelter Funktionsumfang zum halben Preis
Da VoIP-Telefonsysteme Software-basiert sind, lassen sich Funktionen leichter entwickeln, integrieren und optimieren. Bei vielen IP-Telefonanlagen ist eine große Auswahl an Funktionen bereits im Lieferumfang enthalten, beispielsweise ein automatisches Sprachdialogsystem, Voicemail, Anrufgruppen, Reporting-Tools u. v. m. Werden diese Leistungsmerkmale für in sich geschlossene Systeme gewünscht, sind sie häufig mit Zusatzkosten verbunden.
Vorteil 9: Schnelles Einrichten von Kurzzeit- und Heimarbeitsplätzen
Im modernen Geschäftsalltag werden freie Schreibtisch-Kapazitäten immer flexibler genutzt (Hot Desking). Der Arbeitsplatz wird je nach Aufgabe schnell gewechselt – herkömmliche Telefonanlagen lassen sich jedoch nicht schnell genug umstellen, damit Mitarbeiter auch weiterhin unter der gewohnten Nebenstellennummer erreichbar sind. Bei einer VoIP-Telefonanlage können Mitarbeiter ihr Telefon einfach an jeden Schreibtisch mitnehmen, ohne dass eine Neukonfiguration erforderlich ist. Sie bleiben wie gewohnt erreichbar. Auch die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen ist schnell erledigt: Mitarbeiter brauchen lediglich ihr SIP-Softphone zu aktivieren. Anschließend nehmen sie Anrufe im Home Office unter ihrer gewohnten Durchwahlnummer entgegen. Die IP-Telefonie schöpft somit alle Roaming-Möglichkeiten aus – Anrufe lassen sich dank des SIP-Protokolls mühelos an jeden Ort weltweit umleiten.
Vorteil 10: Einfachere Handhabung von SIP-Telefonen
Anspruchsvollere Funktionen von traditionellen Telefonanlagen sind für viele Benutzer ein Buch mit sieben Siegeln, beispielsweise Konferenzschaltungen oder die Vermittlung von Anrufen. Bei einer VoIP-Telefonanlage hingegen können alle Funktionen übersichtlich und leicht verständlich über eine vertraute Windows-basierte Programmoberfläche aufgerufen und bedient werden. Benutzer profitieren darüber hinaus von einem besseren Überblick über den Status anderer Nebenstellen und die Erreichbarkeit von Kollegen. Auch Warteschleifen und eingehende Anrufe lassen sich einfacher handhaben. Die Statusüberwachung bei in sich geschlossenen Systemen ist vielfach nur über teure, herstellerspezifische Systemtelefone möglich. Hinzu kommt, dass diese Endgeräte oftmals keine leicht verständlichen Statusangaben liefern.
Fazit
Investitionen in eine Software-gestützte VoIP-Telefonanlage sind nicht nur beim Neuaufbau eines firmenweiten Telefonsystems sinnvoll. Auch Unternehmen mit veralteten, unflexiblen Anlagen profitieren von einem Umstieg. Denn bedeutende Einsparungen bei Administration, Wartung und laufenden Kosten sind wichtige Argumente, denen sich niemand verschließen kann.