Was ist eine IP-Telefonanlage und welche Vorteile bietet diese gegenüber traditionellen Telefonsystemen?
Was ist eine IP-Telefonanlage? Erfahren Sie, wie VoIP-Telefonsysteme Unternehmen mehr Flexibilität, Skalierbarkeit & Kosteneinsparungen bieten – mit modernen UC-Funktionen für eine effizientere Kommunikation.
Eine IP-Telefonanlage, auch VoIP-Telefonanlage oder IP-Telefonsystem genannt, ist ein softwaregestütztes Telefonsystem aus verschiedenen Komponenten wie SIP-Servern, IP-Telefonen und Gateways besteht. Auf VoIP (Voice-over-IP) basierend eignet sich IP-Telefonie dazu, die interne und externe Kommunikation von Organisationen zu optimieren und dabei moderne Unified Communications-Tools für besseren Kundenservice, mehr Mobilität und effizientere Zusammenarbeit in den Kommunikationsprozess einzubinden. Aufgrund ihrer hohen Flexibilität sowie einer leichten Anwendung, Verwaltung und Instanthaltung reduziert sich für Unternehmen ein hoher Zeit- und Kostenaufwand. Gängige IP-Telefonanlagen basieren auf dem SIP-Standard, um hohe Kompatibilität zu IP-Telefonen, VoIP-Gateways und VoIP-Providern zu gewährleisten.
Einige Nutzer sind eher skeptisch, wenn es um die Umstellung auf eine IP-Telefonanlage geht. Einige glauben vielleicht, dass sie ihr Nutzungsverhalten völlig auf den Kopf stellen müssen oder fühlen sich an die frühen Tage der Internettelefonie erinnert, in denen die Technologie noch mit einigen Kinderkrankheiten kämpfen musste. Nicht zuletzt stellen natürlich auch die nicht-flächendeckend verfügbaren Breitbandanschlüsse einen Engpass dar.
Im Folgenden werden einige Vorteile von IP-Telefonanlagen aufgelistet.
Einfache Installation, Konfiguration und Verwaltung
Ein softwarebasiertes Telefonsystem, welches On-Premise auf einem lokalen Server läuft oder extern gehostet wird, ermöglicht die Nutzung der vollen Leistungsfähigkeit von verfügbarer Hardware, Software und Betriebssystemen. Während herkömmliche Telefonsysteme häufig komplizierte und nur von Hersteller-Experten bedienbare Interfaces besitzen, lässt sich eine IP-Telefonanlage problemlos über eine intuitive Benutzeroberfläche bedienen. Jeder Anwender mit IT-Grundkenntnissen kann ein solches Telefonsystem unter geringem Aufwand installieren und konfigurieren. Traditionelle in sich geschlossene Anlagen hingegen erfordern hierfür oftmals speziell ausgebildete Techniker. Nicht zuletzt können VoIP-Systeme noch besser an die Telefonie-Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, indem sowohl Nutzergruppen als auch individuellen Anwendern Zugangs-, Nutzungs- und Konfigurationsrechte zugewiesen werden können.
Nutzung der bestehenden Netzwerk-Infrastruktur
Bei Einsatz eines VoIP-Telefonsystems können Sie Telefon-Hardware direkt an einen standardmäßigen Netzwerk-Port anschließen. Dieser kann mit dem nächstliegenden Rechner gemeinsam genutzt werden. Software-Telefone lassen sich direkt auf dem PC installieren. Zum Einrichten des Systems ist somit keine gesonderte Verkabelung erforderlich. Auch eine aufwändige Wartung der Telefonanlage entfällt. Dank der hohen Flexibilität und Skalierbarkeit können Sie neue Nebenstellen leicht hinzufügen. Ist noch keine Telefonanlage vorhanden, z. B. im Fall neuer Geschäftsräume, dann ist es möglich, mit der Einrichtung eines Computer-Netzwerks gleichzeitig und kostengünstig ein komplettes VoIP-Telefonsystem zu installieren. Mitarbeiter können ihr eigenes Telefon flexibel und völlig einfach am jedem beliebigen Ethernet-Port anschließen und sind dabei weiterhin unter ihrer persönlichen Rufnummer erreichbar. Nicht zuletzt bietet die VoIP-Telefonie alle Nutzenvorteile des Roamings, indem Anrufe dank SIP (Session Initiating Protocol) mühelos an jeden Ort weltweit umgeleitet werden.
Flexibilität & Skalierbarkeit
IP-Telefonanlagen basieren auf einem offenen Standard, das SIP-Protokoll, welches von allen modernen VoIP-Telefonsysteme eingesetzt wird und Ihnen so Herstellerunabhängigkeit gewährt. Dies hat den Vorteil, dass fast jede Art von SIP-Telefonen oder VoIP-Gateways zur VoIP-Kommunikation verwendet werden können. Bei herkömmlichen, proprietären Telefonsystemen hingegen können optimierte oder neue Funktionen oftmals nur durch den Neukauf teurer Hardware oder Erweiterungsmodule genutzt werden.
Auch kann eine proprietäre TK-Anlage mit einem schnellen Wachstum kaum Schritt halten: Mit der zunehmenden Anzahl von Telefonleitungen oder Nebenstellen muss nicht selten auch die Hardware erweitert werden – zu den entsprechenden Kosten. Mitunter ist sogar ein komplett neues Telefonsystem erforderlich. Anders bei einer IP-Telefonanlage: Selbst mit einem normal ausgestatteten Computer kann eine große Anzahl an Telefonleitungen und Nebenstellen mühelos verwaltet werden. Bei Bedarf werden neue Telefone einfach hinzugefügt.
Benutzerfreundliche Funktionen für besseren Service und mehr Produktivität
Da eine IP-Telefonanlage softwarebasiert ist, lassen sich neue Funktionen leichter konzipieren, hinzufügen oder optimieren. Viele VoIP-Systeme werden bereits mit einem großen Funktionsumfang ausgeliefert, darunter beispielsweise automatische Anrufbeantworter (IVR), Voice-Mail, Anklopf-Funktion u. v. m. Werden diese Leistungsmerkmale bei proprietären Systemen gewünscht, sind hier häufig Zusatzkosten einzukalkulieren. Auch Konferenzschaltungen sind ein Komfort, den proprietäre Telefonanlagen kaum oder nur unter Aufwand und Kosten bieten. Bei softwarebasierten SIP-Telefonen hingegen können alle Funktionen übersichtlich und leicht verständlich über eine bekannte Windows-Benutzeroberfläche aufgerufen werden.
Durch die nahtlose Integration der Telekommunikation in das lokale Netzwerk können Entwickler die Telefonie in die Datenverarbeitung und somit auch in zahlreiche Unternehmensanwendungen einbinden. So lassen sich beispielsweise bei eingehenden Anrufen Anfragen schneller beantworten, da mit der Erkennung der Anrufer-ID sofort dessen Kundenkonto aufgerufen werden kann. Benötigte Daten stehen so schneller bereit, dem Kunden wird wertvolle Wartezeit erspart und Arbeitsabläufe lassen sich kosteneffizienter gestalten. Ausgehende Anrufe erfolgen ebenso direkt und schnell über direkt integrierte Anwendungen und Datenbanken.
Kostenvorteile und bessere Kontrolle über Systemstatus und laufende Gespräche
Die Statusüberwachung proprietärer Systeme ist vielfach nur über teure, herstellerspezifische Systemtelefone möglich. Doch selbst mit dieser Hardware lässt sich der Status nicht immer eindeutig und übersichtlich feststellen. VoIP-Telefonanlagen erlauben es Ihnen, per Weboberfläche die volle Kontrolle über Ihr Telefonsystem zu behalten und ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, festzulegen, welche Benutzer über einen Zugang zu diesen Kontrollfunktionalitäten verfügen sollen. Die Verbindungsdaten ein- und ausgehender Anrufe werden in einer Datenbank auf dem Server gesichert, sodass sich Anrufkosten und Gesprächsaufkommen detailliert analysieren lasen.
Durch Nutzung der Dienste eines VoIP-Service-Providers sparen Organisationen Kosten in beträchtlicher Höhe im Rahmen von Fern- oder Auslandsgesprächen. Telefonsysteme mehrerer Büros oder Niederlassungen lassen sich außerdem per Bridge einfach miteinander verbinden, um so intern völlig kostenfreie Anrufe zu ermöglichen.
Grundsätzlich muss eine IP-Telefonanlage nicht das gesamte Nutzungsverhalten verändern. So zeichnet sich die Telekommunikations-Technologie durch ein hohes Maß an Abwärtskompatibilität aus. Fax-Geräte können beispielsweise noch immer über ein VoiP-Gateway an das Telefonsystem angeschlossen werden. Doch bietet eine IP-Telefonanlage mehr Flexibilität, mehr Skalierbarkeit, mehr Funktionen und vor allem: geringere Telefonkosten.