Unified Communications, kurz UC, bezeichnet die Integration sämtlicher Kommunikationswege, -geräte und -medien mit dem Ziel, dass sich jeder mit jedem standortunabhängig und in Echtzeit austauschen kann. Diese Verbindung unterschiedlicher Kommunikationsmittel in eine einzige Umgebung beinhaltet zum Beispiel E-Mail, Telefonie (per Hardware oder Softphone), Voicemail, Instant Messaging, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Präsenzanzeige. Mit einem Umstieg auf VoIP (Voice over IP) lassen sich all diese Funktionalitäten bündeln – oft spricht man daher auch von All-IP – und zum Zwecke effizienterer Kommunikationsprozesse, Services und Support-Leistungen einsetzen. Der Ansatz, nicht nur die Kommunkation sondern auch die gesamte Zusammenarbeit sowohl mit Mitarbeitern vor Ort, auf Geschäftsreise oder im Home-Office als auch mit standortfernen Kunden und Geschäftspartnern über eine einheitliche Kommunikationsplattform zu konzentrieren, hat unter dem Begriff Unified Communications & Collaboration (UCC) Einzug in die Geschäftswelt und ITK-Branche gefunden.
Funktionalität von Unified Communications
Dank UC lassen sich Mitteilungen medienübergreifend verschicken und empfangen. So kann beispielsweise eine Mailbox-Nachricht statt per Tischtelefon auch über ein Smartphone oder via E-Mail abgerufen werden. Darüber hinaus bieten Präsenzinformationen schnellen Aufschluss über die jeweilige Erreichbarkeit von Teilnehmern. Antworten auf empfangene Mitteilungen sind umgehend auf verschiedenen Wegen möglich, etwa per Chat-Nachricht oder Videoanruf.
Effiziente Business-Kommunikation dank integrierter UC-Lösung
Im digitalen Zeitalter ist es für Unternehmen wie auch Einzelpersonen selbstverständlich, verschiedenste Kommunikationswege zu nutzen. Meist haben Nutzer allein eine Vielzahl unterschiedlicher Messenger auf ihrem Mobiltelefon. Hinzukommen E-Mails, SMS, evtl. eine Festnetznummer und Social Media Profile. Was für Privatpersonen funktioniert, kann jedoch im Businesskontext schaden. Denn in der Geschäftskommunikation sollten Mitarbeiter stets die Übersicht behalten, auf welchem Kanal sie mit wem kommunizieren. Natürlich ist es theoretisch möglich, eine Vielzahl an Collaboration-Tools, Videokonferenz-Systemen und weiteren Anwendungen zu nutzen. Doch stellt dies nicht nur frustrierende Unübersichtlichkeit her, sondern kann auch mit hohen Kosten für Lizenzen einhergehen.
Der Nutzen von Unified Communications
Unified Communications-Lösungen haben zum Ziel, die Kommunikation innerhalb von Unternehmen zu vereinfachen und so die Produktivität zu steigern. Denn nicht immer ist die klassische E-Mail (oder gar ein Fax) der ideale Weg, um eine schnelle, zielführende Antwort auf eine kurze oder dringende Anfrage zu erhalten. Besonders für Unternehmen mit mehreren Geschäftsstellen oder Mitarbeitern im Home-Office kann es ebenso hilfreich sein, per Videokonferenz zu kommunizieren. Im Rahmen solcher webbasierten Meetings können auch Präsentationen projiziert werden sowie Umfragen oder Webinare abgehalten werden. Dank Integration aller innerhalb der IT-Infrastruktur genutzten Hardware, Software und weiteren Business-Anwendungen (CRM- und ERP-Systeme) lassen sich außerdem Arbeitsprozesse beschleunigen, Redundanzen vermeiden, Compliance-Anforderungen besser kontrollieren und die Produktivität von Mitarbeitern maßgeblich steigern.
Doch auch in der Außenwirkung kann UC zu einer verbesserten Kundenbindung führen. Nicht nur Call-Center profitieren von klaren und übersichtlichen Kommunikationsverläufen. Die bereits erwähnten Videokonferenzen können durch den Einsatz von WebRTC-Technologie ganz einfach von Browser-zu-Browser stattfinden, ohne dass zusätzliche Installationen oder Addons nötig sind. Unternehmen sind so nur noch einen Klick vom Kunden entfernt.
Die Zukunft liegt in UCC
Es liegt auf der Hand, dass die Integration von Kommunikation eine große Stärke des UCC-Konzepts ist. Dadurch, dass die UCC-Dienste softwarebasiert sind, ergibt sich jedoch ein weiterer Vorteil: enorme Flexibilität. Dienstleister können UCC-Software ergänzen und updaten ohne, dass sich der Endkunde jedes Mal ein neues Gerät zulegen oder komplizierte Wartungen durchführen muss. Hinzukommen einfache Skalierbarkeit, eine mögliche Integration alter Hardware (z. B. Fax) und Kostenersparnis für Unternehmen.